Handleiding voor Affinity Publisher
Door Arthur Wentzel | Update 30 september 2025
Wat is Gegevenssamenvoeging?
In de moderne publicatieomgeving is personalisatie een sleutel tot effectiviteit. Of het nu gaat om direct mailings, gepersonaliseerde uitnodigingen of certificaten, het vermogen om variabele gegevens naadloos in uw ontwerpen te integreren is cruciaal. Affinity Publisher biedt een robuuste gegevenssamenvoegingsfunctie die dit proces vereenvoudigt en automatiseert.
Gegevenssamenvoeging, of Data Merge, is een proces waarbij een standaarddocument wordt gecombineerd met een gegevensbron om meerdere versies van dat document te creëren, elk met unieke informatie. Dit is bijzonder nuttig voor het genereren van gepersonaliseerde inhoud op schaal.
Belangrijkste Kenmerken
Compatibiliteit met Meerdere Gegevensbronnen: Publisher ondersteunt het importeren van gegevens uit verschillende bronnen, zoals CSV-bestanden, Excel-spreadsheets en databases. Dit biedt flexibiliteit bij het kiezen van uw gegevensopslag en -beheer.
Eenvoudige Veldinvoeging: Binnen uw document kunt u eenvoudig plaatsaanduidingen voor gegevensvelden invoegen. Deze plaatsaanduidingen worden tijdens het samenvoegproces vervangen door de overeenkomstige gegevens uit uw bronbestand.
Voorbeeldweergave: Voordat u het samenvoegproces voltooit, biedt Publisher een voorbeeldmodus waarmee u kunt zien hoe de samengevoegde documenten eruit zullen zien met de daadwerkelijke gegevens. Dit helpt bij het identificeren van eventuele problemen of inconsistenties voorafgaand aan de definitieve output.
Praktische Toepassingen:
Stap 1
Direct Mailings: Stel dat u een promotionele brief naar een lijst met klanten wilt sturen, waarbij elke brief de naam en adresgegevens van de ontvanger bevat. Met gegevenssamenvoeging kunt u een sjabloonbrief maken en deze koppelen aan uw klantenlijst om automatisch gepersonaliseerde brieven te genereren.
Stap 2
Certificaten: Voor een trainingsprogramma kunt u een standaardcertificaat ontwerpen en dit samenvoegen met een lijst van deelnemers om voor elk individu een gepersonaliseerd certificaat te creëren.
Stap 3
Productcatalogi: Als u een catalogus met producten en prijzen wilt maken, kunt u een sjabloon opzetten en deze samenvoegen met een database met productinformatie om automatisch een bijgewerkte catalogus te genereren.
Stappen voor Gegevenssamenvoeging in Publisher:
1. Voorbereiding van het Gegevensbestand:
Zorg ervoor dat uw gegevensbestand correct is geformatteerd en alle benodigde informatie bevat. Gebruik duidelijke kolomkoppen die overeenkomen met de velden die u in uw document wilt invoegen.
2. Koppelen van het Gegevensbestand:
In Publisher gaat u naar het menu Document en selecteert u Gegevenssamenvoeging. Hier kunt u uw gegevensbestand importeren en de velden beschikbaar maken voor uw document.